Un tableau en 5 pages du SPF Justice explique comment utiliser les formulaires I et II et les tarifs

Circulaire ministérielle du 4.10.2004 sur la publicité des actes et des documents des ASBL et des fondations privées

Notre commentaire: il a fallu une circulaire de 7 pages pour tenter de mettre de l'ordre dans les pratiques des Greffes des Tribunaux de Commerce en matière de traitement des actes et des publications. Un documents indispensable en cas de difficulté avec votre greffier. La circulaire précise aussi l'emploi des moyens de paiements: depuis peu, le paiement peut se faire aussi par virement bancaire (et non plus seulement par chèque ou par mandat postal). Si vous voulez payer par virement, nous attirons votre attention sur le fait que vous devez payer à l'avance, sans avoir toujours la certitude que le Greffe acceptera votre demande de publication. Donc, regardez-y à deux fois avant de choisir votre moyen de paiement !

PETITES ASBL: pratiquement, ce que vous devez faire pour vous adapter aux nouvelles obligations légales
Nouvelle loi, mode d'emploi des nouvelles formalités et publications (pdf, 5 pages)
Nouvelle loi: questions et commentaires (pdf, 3 pages)

LA NOUVELLE LOI SUR LES ASBL

Voyez ci-dessous le feuilleton de la nouvelle loi, vos témoignages, vos commentaires et vos questions

Pratiquement
La nouvelle loi sur les asbl (loi du 2 mai 2002) a commencé à entrer en vigueur depuis le 1er juillet 2003; elle apporte un certain nombre de remaniements à la loi du 27 juin 1921 sur les asbl. Pour la plupart des asbl, les adaptations à effectuer ne seront pas très importantes, et le délai d'adaptation va jusqu'au 31.12.2004.
Pratiquement, chaque asbl devra:
1. Revoir et modifier ses statuts.
2. Etablir et tenir un registre de ses membres.
3. Revoir et compléter ses publications (dossier au Greffe du Tribunal).
4. Revoir ses méthodes de comptabilité.

La nouvelle loi
La liberté d'association est une des libertés démocratiques fondamentales. Elle n'a pas été acquise facilement. Dès 1830, elle était inscrite dans la Constitution, mais il a fallu attendre 1921 pour réussir à adopter une loi d'application.
La loi de 1921 était une excellente loi, qui avait fait ses preuves; la jurisprudence l'avait confirmé, celle-ci étant très rarement mise en cause. Il n'empêche que, dès le lendemain du vote de la loi en 1921, d'aucuns appelaient déjà à la réformer, ne voyant pas d'un bon oeil cette liberté trop facile !?
Aujourd'hui, les arguments entendus pour réviser la loi de 1921 sont: débusquer l'argent noir, contrôler les sectes, s'attaquer aux asbl de l'extrême droite, transparence...
Fallait-il une nouvelle loi? Beaucoup a déjà été dit, en pour et en contre. Ce qui est sûr, c'est que beaucoup d'incertitudes subsistent, beaucoup de questions se posent, et les réponses n'apparaîtront qu'au fil des ans.
Vous trouvez dans nos "liens utiles" une série de publications téléchargeables sur le nouveau régime des asbl.

Le feuilleton de la nouvelle loi
Ce qui est déjà certain, c'est que la mise en oeuvre de la nouvelle loi est cahotique. Contrastant avec les 80 années antérieures de stabilité juridique, la nouvelle loi n'était pas encore en vigueur qu'elle était déjà modifiée par des dispositions de la loi sur la Banque-Carrefour des Entreprises, adoptée début 2003. De ce fait, tout soudain, on cesse de passer par les Tribunaux Civils, et on se trouve englobé dans l'organisation des Tribunaux de Commerce. Transparence, vraiment?
On découvre maintenant des surprises au jour le jour, et c'est au jour le jour que viennent des réponses..
Pour s'en informer, un site internet est une bonne source d'information, celui du Sénateur Jean-François Istasse qui a présidé les travaux parlementaires, avec une page "actualité de la nouvelle loi asbl".

Les Arrêtés Royaux des 26 et 30 juin 2003 ont fixé les nouvelles modalités de publicité des actes et documents des asbl:
http://www.syneco.be/syneco/content/contribute/9-07-2003_pop_up.html

Le modèle de comptabilité simplifiée pour les petites asbl a été publié au Moniteur belge du 11 juillet 2003:
http://www.just.fgov.be/mopdf/2003/07/11_2.pdf

L'arrêté sur la comptabilité des grandes asbl a été publié au Moniteur belge du 30 décembre 2003:
http://www.just.fgov.be/mopdf/2003/12/30_1.pdf

La nouvelle loi sur les ASBL reportée d'un an
Sous ce titre, le journal L'Echo du 7.12.2004, publiait le petit article suivant:
"La nouvelle loi sur les ASBL, qui devait entrer en vigueur le 1er janvier 2005, sera en principe reportée d'un an. Selon le quotidien La Libre Belgique, la ministre de la Justice, Laurette Onkelinx, devrait officialiser la nouvelle d'ici peu. (NB: entre-temps, un arrêté royal du 8.12.2004, paru au Moniteur du 15.12, a confirmé l'intention de la ministre.)
Notre pays compte plus de 100.000 ASBL, toutes concernées par la loi. Or seules 20% d'entre elles se seraient déjà mises en conformité, de sorte qu'au premier janvier prochain, la plupart des ASBL fonctionneront dans l'illégalité, s'exposant à des difficultés considérables en cas de procès par exemple. C'est ce qui a probablement poussé la ministre de la Justice à accorder un délai supplémentaire.
Rappelons que la nouvelle loi impose aux ASBL de déposer de nouveaux textes auprès du tribunal de commerce. Elles seront par ailleurs obligées de tenir une comptabilité plus rigoureuse qu'auparavant.
Selon certains observateurs, il semble toutefois peu probable que grâce à ce répit, le mouvement de mise en conformité s'accélère au point de voir toutes les ASBL régularisées dans un an.
Il faudra donc que la ministre veille à ce qu'une publicité bien visible soit faite dans les mois à venir afin d'éviter que dans un an, l'on se retrouve au même point qu'aujourd'hui."

Notre commentaire: Pas de panique !  Encore et toujours, le "pas de panique" est au premier rang des règles de bonne gestion. Le législateur a mal travaillé et il a mis la pagaille. N'en fouettons pas un chat. Depuis des dizaines d'années, la plupart des ASBL vivaient dans des situations pas tout à fait régulières (statuts non conformes, dossier incomplet...). Le législateur a décidé des normes plus tâtillonnes... Encore plus d'ASBL vivront dans des situations pas tout à fait régulières (l'article ci-dessus dit "dans l'illégalité") et, "en cas de procès par exemple", tout comme auparavant, elles commenceront par se mettre en règle...

CI-DESSOUS VOS TEMOIGNAGES, DES QUESTIONS ET DES REPONSES

Vous aussi envoyez-nous vos questions et vos propres informations, cela peut être utile pour tout le monde.

21.01.2005: ASBL Actualités, François-Xavier Dubois, juriste d'entreprise et Pierre Goblet, conseiller fiscal:
L'An neuf apporte son lot de nouveautés pour les associations et les fondations
Après quatre-vingt ans de stabilité, le droit des associations et des fondations est devenu un chantier permanent. L'An neuf a consacré deux initiatives importantes pour les associations et les fondations. Ainsi, pour la quatrième fois depuis l'adoption de la loi du 2 mai 2002 - modifiant la loi du 27 juin 1921 -, une loi programme "répare" la nouvelle réglementation...

10.12.2004, Le Soir: La grève menace aux greffes

L'adaptation des statuts des ASBL surcharge les greffes. La grogne sociale s'intensifie. Les syndicats brandissent d'emblée la menace d'une grève. Officiellement, le répit d'un an accordé aux 110.000 associations sans but lucratif du pays pour adapter leurs statuts aux nouvelles dispositions légales est justifié par le souci de faciliter la tâche des gestionnaire d'ASBL (...) Dans les faits, il semble que le report s'explique plutôt par la surcharge des services administratifs qui doivent prendre en charge ces adaptations... Un surplus de travail qui fait monter la pression sociale dans les greffes (...) "On nous a déchargés de la gestion des dossiers du registre du commerce pour hériter des ASBL et je comprends ceux qui voudraient aujourd'hui revenir en arrière", témoigne un greffier en chef: "Gérer les ASBL est incontestablement plus lourd! Ces dernières semaines, il est vrai, nous sommes débordés de visites: on a imposé une loi hypercontraignante à des associations qui ne sont pas armées pour y répondre et on se retrouve avec des gestionnaires d'ASBL qui doivent se présenter, chez nous, à dix reprises parce que leur dossier est incomplet ou mal complété!"

29.10.2004, AB (encore le Greffe de Verviers, suite et pas fin):
Après que le Greffe de Verviers ait refusé le dépôt de son formulaire 1, mon épouse a rappelé le Greffe quelques jours plus tard, afin de savoir sur quels textes celui-se se basait pour imposer:
- la mention "Déposé en même temps....." à porter en bas du volet B
- l'obligation de faire signer le rapport de l'AG par tous les membres présents.
Dernière trouvaille du Greffe de Verviers : « Si vous nous apportez le texte qui dit que ces formalités ne sont pas obligatoires, nous vous écouterons ». Cruelle question, même pour un non-juriste : comment apporter la preuve de la non-existence de quelque chose qui n'existe pas ? Donc, cela revient à dire qu'au Greffe de Verviers, tout ce qui n'est pas exclu par un texte quelconque peut-être exigé par ce même Greffe de Verviers !!! Puisque les dispositions réglementaires ne le spécifient pas, le Greffe de Verviers pourrait ainsi exiger que les documents soient rédigés en écriture gothique, et que l'on vienne les déposer coiffé d'un chapeau de clown, voire même tout nu ! Pourquoi pas ? On nage toujours, et de plus en plus, en plein délire !

21.10.2004, AB (encore le Greffe de Verviers):
Mon épouse vient d'essayer de déposer les statuts de l'ASBL dont elle est administratrice... Refusés ! Devinez pourquoi ? - Sur le PV de l'AG : absence de signatures de TOUS les membres présents. - Sur le formulaire B : absence de la mention "Déposé en même temps....PV ... statuts coordonnés". La question reste : sur quoi reposent ces exigences ? Pour mémoire : à la 3e tentative de dépôt des statuts des ASBL dont je m'occupe, les conditions ci-dessus n'étaient toujours pas remplies (je suis têtu...) et pourtant, les formulaires et PV ont été acceptés... Pourquoi ? Mystère... A moins qu'une autre règle secrète n'existe : lors de la 3e présentaiton, tous les documents sont acceptés même s'ils ne répondent pas aux conditions mises par le Greffe de Verviers ?

30.09.2004, AB (Greffes: suite 4 et fin):
Lors des deux premières présentations des formulaires I et II de l’ASBL XXX, diverses observations avaient été formulées par le Greffe de Verviers. Petit rappel : alors que même pas une virgule n’avait été modifiée lors de la deuxième présentation, certaines exigences exprimées lors de ma première visite avaient disparu lors de cette deuxième présentation, mais à cette occasion, de nouvelles exigences étaient apparues…. Ensuite, le découragement et aussi parce que j’avais d’autres chats à fouetter que de courir une nouvelle fois au Greffe, j’ai tardé à les présenter une troisième fois. Voilà qui désormais est fait ! Et bien fait ! Ouf !
Voici la liste de ces observations, et des réponses que j’ai (éventuellement) apportées avant d’essayer de déposer une troisième fois les formulaires.
Première observation « Les modifications de statuts insérées au volet B (Formulaire 1) en vue de publication au Moniteur Belge ne peuvent pas se présenter sous la forme de la version coordonnée des statuts telle qu’elle a été approuvée par l’Assemblée générale. La publication au MB doit se faire sous la forme d’une liste des articles modifiés et des modifications y apportées». J’ai laissé le texte inséré au volet B tel qu’il était lors de la première présentation : version coordonnée des statuts..
Deuxième observation « Le volet B du Formulaire I devrait porter en fin de texte la mention "Déposé en même temps : PV assemblée générale + PV conseil d'administration" » Je n’ai pas ajouté cette mention.
Troisième observation « Sur les documents émanant de l’association, la mention ASBL doit y figurer en toutes lettres » Les mentions sont restées ASBL en quatre lettres !
Quatrième observation « Les PV d’Assemblée générale et de Conseil d'administration déposés au Greffe ne peuvent pas être des extraits, mais doivent être la version intégrale des PV d’Assemblée générale et de Conseil d'administration. » Ici, j’ai commis deux faux : dans le titre du document, j’ai effacé la mention « Extrait » et laissé subsister « Procès-verbal de l’Assemblée générale du 22 mars 2004 ». Et je n’ai pas changé un iota du texte qui suivait. Idem pour le PV du Conseil d'administration.
Cinquième observation « Les PV d’Assemblée générale doivent être signés par tous les membres présents » Je n’ai couru après aucun des membres présents et ai laissé le document tel quel, sans autre signature que celle qui se trouvait dès le début : celle de la personne habilitée à le faire, selon nos statuts.
Sixième observation « Le Volet B du Formulaire I doit être déposé en deux exemplaires originaux et donc signés deux fois en original au verso du Volet B, avec mention manuscrite originale des noms et prénoms du signataire. » J’en ai tenu compte et ai présenté deux exemplaires du volet B signés en original.
Septième observation « Sur les documents émanant de l’association, les mentions obligatoires doivent se trouver dans la partie supérieure du document, pas dans la partie inférieure » Le n° BCE est resté en bas de page, tel que la nouvelle mise en page de notre papier à lettres le prévoyait. Mais, je l’ai quand même écrit une seconde fois, en haut de page.
Conclusion: Pourquoi avoir dû présenter TROIS fois les documents, pour qu’ils soient finalement acceptés sans que ne soient remplies certaines des conditions émises soit lors de la première présentation, soit lors de la deuxième ? Et de plus, les modifications que j’y apportées auraient pu l’être sur place lors de mon premier passage : le second exemplaire du volet B pouvait être photocopié et signé sur place, et inscrire le n° BCE sur la partie supérieure du document pouvait se faire également sur place ! Après avoir lu et « vérifié » les documents, la Greffière ma demandé s’ils avaient été rédigés par un notaire. Bien sûr que non ! Mais j’ai pris cela pour un compliment, qui s’adresse aussi à AGES et Julie Henkindrant pour la qualité de sa formation et de ses conseils ! Remarque : le même notaire avait été bien incompétent les deux premières fois !
Au moment de partir, APRÈS AVOIR REÇU L’ACCUSÉ DE RÉCEPTION (pas bête !), j’ai interrogé la Greffière sur les raisons du revirement (je dois préciser que lors de mon PREMIER passage, je n’avais pas traité directement avec la Greffière, même si je l'avais d'abord cru). Elle m’a répondu que j’avais satisfait à ses demandes ! Comme je lui faisais remarquer que, par exemple, le PV d’Assemblée générale était seulement signé par la personne habilitée à le faire, selon nos statuts, et qu’il n’était donc toujours pas signé par les membres présents, elle m’a dit que c’était en ordre parce que j’avais joint la liste des membres présents avec leur signatures. Je vous le jure : cette liste n’existe pas et n’a jamais existé ! Il est impossible qu’elle soit dans le dossier ! Bref, sa justification : du n’importe quoi ! Elle a terminé en disant que si elle refuse des documents, ce n'est pas pour le plaisir mais pour venir en aide aux associations : même si ce n’est pas son rôle de « contrôler », elle préfère signaler les problèmes aux associations, plutôt que d’accepter les documents tels quels et de devoir informer le Parquet des problèmes qu’elle a relevés. Ah bon, le Parquet ? Et oui ! Bien à vous.

31.08.2004, JD: Greffe et ASBL
Je viens de lire sur votre site les feuilletons de dépôt d'actes pardes asbl aux Greffes des tribunaux de commerce en vue de publication au Moniteur Belge. J'ai vécu la même situation à Bruxelles, documents refusés sous des prétextes les plus délirants : - adresse du siège social erronée car nous avions indiqué "rue J. Dekeyn" et qu'il s'agit de la rue Joseph Dekeyn ! (il n'y a qu'une seule rue Dekeyn ! - mention d'une démission de membres de l'asbl dans le PV. Il ne faut mentionner que les changements d'administrateurs donc (selon la greffière) il est INTERDIT de mentionner les démissions de membres, même si elles ne sont pas volontaires mais la conséquence d'un absentéisme; - rédaction du PV de l'AG qui ne convenait pas au préposé, après trois essais il a bien fallu faire un "faux" PV qui ne faisait plus mention de la démission des membres par exemple ! ... Une fois même, le greffe m'a renvoyé le dossier après l'avoir corrigé. J'ai réintroduit le dossier tel qu'ils l'avaient modifié et l'on m'a prétendu qu'il était encore plus mauvais et que jamais ils ne corrigeaient les dossier, etc. De toute manière, les remarques étaient différentes à chaque fois.
Être administrateur bénévole d'une asbl, devient coûteux : il m'a fallu me rendre trois fois au greffe (trois matinées de travail perdue !), leur écrire trois fois aussi. Enfin la composition du CA a pu être publiée au Moniteur mais à quel prix et sous forme d'une Image et non d'un texte. Augmentation du coût, tracasseries administratives gratuites, et au total un service public dégradé. Certains estiment qu'il y a trop d'associations en Belgique. Il est clair que si on continue ainsi, ce ne sera bientôt plus le cas.
Je ne sais pas si la loi avait comme objectif d'établir un contrôle préalable judiciaire sur les actes et documents des asbl, mais c'est bien ce qui est mis en oeuvre, de manière anarchique certes, par les greffes. On m'y a d'ailleurs dit que c'était bien cela, que nous étions dans un tribunal, et que c'était pour notre bien. Merci.
Faut-il ajouter que l'ambiance est plus que détestable aussi au greffe du tribunal de commerce de Bruxelles ? A l'exception d'une employée, tous les autres ont été à la limite du grossier. Certains entretiens commençant par : "je suis venu il y a quinze jours et j'ai suivi vos instructions et pourtant" ... réponse : "si c'est pour réclamer, vous pouvez reprendre votre dossier, nous ne le prenons pas", suivi du départ du préposé. En outre il m'a fallu insister pour qu'ils acceptent le dépôt de la liste des membres (ils ne voulaient en tenir compte que lorsque les modifications au CA seraient publiés or il s'agit de deux questions indépendantes) mettant en péril la personnalité juridique de l'association (c'était important puisque nous avons une action pendante au Conseil d'Etat !). Bref, rien ne va plus.

27.07.2004, EM:
Griefs contre les greffes
Moi aussi, je me suis déjà fait remballer 2 fois par la greffière du TC de Namur. Je m'étais pourtant bien renseigné (bien = beaucoup) sur la question. J'avais lu la nouvelle loi et plusieurs vade-mecum pour se mettre en ordre. J'avais téléphoné 2 fois au greffe pour avoir quelques précisions et j'avais également consulté plusieurs sites internet, dont le vôtre. Je dois déposer un dossier complet pour notre asbl (statuts modifiés, changement d'administrateurs, comptes annuels, liste des membres, ...). A chaque fois, la greffière m'a sorti un nouvel argument (parfois non fondé sur la loi) comme un magicien sort un lapin de son chapeau. La première fois, je lui remets le dossier. Elle le consulte et me dit: "Il faut deux exemplaires pour ce qui doit paraître au Moniteur, un pour le Moniteur, un pour le dossier du Greffe". Ce qu'elle ne m'avait pas dit c'est qu'elle les voulait tous les deux signés en original. J'y reviendrai. Elle consulte le reste du dossier et me donne le conseil que si je veux un accusé de réception, il faut fournir un exemplaire supplémentaire de chaque document. Ce qu'elle ne m'avait pas dit c'est que, primo, ces exemplaires (doivent) aussi être signés en original, secundo, il faut en plus leur donner une enveloppe pré-timbrée pour qu'ils vous renvoient ces documents avec l'accusé de réception. La deuxième fois, je lui remets le dossier. Elle le consulte et me dit: "Les photocopies ne suffisent pas. Tous les exemplaires doivent être signés en original." "Vous devez mentionner dans le texte publié au Moniteur que vous déposez au greffe les statuts coordonnés en même temps que la publication au Moniteur." "Vous devez fournir une enveloppe pré-timbrée pour que l'on vous renvoie l'accusé de réception." Le législateur aurait-il oublié d'accorder une extension d'enveloppe budgétaire pour leur nouveau fonctionnement? Quand je remets un dossier à la Région Wallonne, ils me font non seulement un accusé de réception sur place et ils me le confirment peu après par la poste, à leur frais. Cette fois là, j'ai essayé d'insister pour faire passer quand même le dossier en disant que ces arguments n'étaient à mon sens pas fondés, en vain. Maintenant je sais qu'ils ne sont même pas fondés sur la loi. J'espère que mon 3eme passage sera le bon.Croisons les doigts. Pour info, l'année d'avant la greffière m'avait refusé le dépôt de la liste des membres d'une autre asbl parce qu'elle n'était pas classée par ordre alphabétique (ça, je pense que c'est conforme à la loi). Par ailleurs, outre l'incohérence entre les différents greffes du pays, il y a des incohérences au sein même de celui de Namur. Ainsi, en faisant une recherche rapide des derniers dépôts sur le site du Moniteur, je me suis aperçu que le greffe de Namur avait accepté des dépôts en contradiction avec tous les arguments que j'avais reçu à la figure: par exemple, la phrase sur le dépôt simultané au Greffe des statuts coordonnés est régulièrement absente. Pire, je trouve une signature sur la face avant du volet B. Sacrilège! (n°entreprise 470233036 pour ceux que ça intéresse). D'autres griefs sont à mettre sur le dos du greffe du TC de Namur. L'accueil est nul, nul, nul. Y a pas d'accueil. Vous entrez et il n'y a que des portes fermées et pas un chat. Il y'a un panneau d'affichage, style bouchon de Liège, où sont épinglées quelques infos sur la nouvelle loi sur les asbl et sur le lancement chaotique de la nouvelle-banque carrefour des entreprises. Il y a aussi un vieux tableau avec les différents services qui se trouvent dans le bâtiment et leurs horaires. (tout cela n'a vraiment pas l'air d'être mis à jour). Il y a enfin une feuille A4 scotchée sur une porte, près de laquelle il faut s'approcher à 50 cm pour pouvoir lire le texte inscrit et enfin savoir que la diabolique greffière se cache derrière. Peut-on entrer? Y-a-t'il quelqu'un de bureau? Dois-je attendre mon tour? La seule solution est de faire toc-toc-toc. Jusqu'à présent, je suis toujours tombée sur la même greffière. Pas de chance. Diabolique c'est un qualificatif un peu trop sévère, mais pas sympathique du tout. Même au téléphone. En parlant de téléphone, ils ont changé récemment de numéro. A part dans les pages blanches 2004, à un endroit situé différemment que l'année dernière, leur nouveau numéro est introuvable. J'attendais le trouver sur internet. Non, partout c'est le mauvais, le vieux. La communication c'est vraiment pas leur fort. J'admets que leurs conditions de travail ne sont peut-être pas bonnes. Par contre un surcroît de travail ne m'est pas apparu évident. Les employées n'ont en tout cas pas l'air d'être surbookées. Il y a forcément plus de travail si les gens doivent venir systématiquement 2, 3 ou 4 fois pour un seul dépôt. S'il pouvait au moins faire l'effort de mettre à disposition un vade-mecum propre à leur Greffe, tout le monde y gagnerait. De toute façon, en toutes circonstances, le client (le peuple) est roi et on est en droit d'attendre autre chose d'un service public.

09.06.2004
: Les ASBL et les attitudes des greffes
Michel Davagle, de l'asbl Semafor est un des meilleurs experts en droit des asbl. Sous ce titre, il publie le commentaire suivant dans le Bulletin Social du 1.6.2004:
Beaccoup d'ASBL qui ont voulu déposer des documents au greffe du tribunal de commerce se sont vus essuyer un refus de dépôt par le fonctionnaire.
Il convient au préalable de rappeler que les greffes ne sont pas habilités, sous réserve de ce qui sera dit ci-après, à exiger que des corrections soient apportées aux documents déposés. Par ailleurs les quelques rares sanctions prévues par le législateur dans la loi du 27 juin 1921 relèvent de la compétence exclusive du juge.
L'arrêté royal du 26 juin 2003 (M.B., 26 juin 2003) stipule toutefois que les dépôts au greffe ne sont reçus que moyennant le respect des obligations de transmettre certaines données à la Banque-Carrefour des Entreprises (formulaire I et II) et du paiement du coût de la publication éventuelle aux Annexes du Moniteur belge (Art.6, §2). Cela signifie en clair, qu'outre la manière dont sont complétés les formulaires I et II, les greffes sont tenus d'accepter, sans pouvoir en exiger, une correction de fond sur tous les documents déposés.
Si l'arrêté royal du 26 juin 2003 exige, par ailleurs, en son article 4, §2 que tout document déposé réponde à des conditions de forme (dactylographié, format A4, papier blanc, écriture uniquement au recto...), il ne prévoit pas que le greffe soit habilité à refuser le document non conforme aux exigences formelles prévues. Nous ne pouvons toutefois qu'inviter les ASBL à respecter les conditions prévues car elles ne revêtent qu'un caractère peu contraignant et que les exigences prévues relèvent d'une bonne présentation des pièces déposées.
La réglementation ne prévoit le dépôt des formulaires I et II destinés à la Banque-Carrefour des Entreprises qu'en un seul exemplaire. L'arrêté royal du 26 juin 2003 ne stipule pas que ces formulaires doivent être déposés en un seul exemplaire. Cela résulte également d'un courrier échangé avec le cabinet de la ministre de la Justice et de la consultation du site Internet du Moniteur belge. Il n'empêche que, selon l'inspiration de chaque greffe, il est réclamé un, deux voire trois exemplaires du formulaire déposé.
L'ASBL qui dépose donc ses documents, confrontée au bon vouloir des greffes, a intérêt à prendre des renseignements préalables aurpès du greffe du tribunal de commerce de son siège social. Il pourrait éventuellement entamer un rapport de force en usant des arguments juridiques présentés ci-dessus. Evidemment le greffe qui refuse le dépôt des statuts car, selon lui, ils ne sont pas conformes au dispositif légal, outrepasse ses prérogatives et essaie de rétablir un principe de vérification préalable de la validité de constitution de l'ASBL. Il est à noter que la loi prévoit que le fonctionnaire peut être condamné à des dommages et intérêts quand la publication de l'acte n'est pas réalisée dans les trente jours du dépôt. Selon nous, le refus arbitraire du dépôt engage aussi la responsabilité du fonctionnaire.
Dans toute cette histoire et devant la cacophonie des attitudes des greffes, on ne peut que regretter que les autorités compétentes restent inactives...

03.05.2004, AB (suite 3): Aucune des remarques formulées par la Greffière lors de la première tentative de dépôt n'a été réitérée. Cela veut-il dire que ses premières remarques sont retirées ou tout simplement maintenues ? D'autres s'étant ajoutées , la greffière a peut-être estimé superflu de rappeler les premières ? J'avais bien compris (et appliqué) que la signature doit être apposée au verso du volet B, afin qu'elle ne soit pas reproduite sur le site du MB. Mais ce qui est étrange, c'est l'obligation formulée par la Greffière de déposer deux exemplaires du volet B, avec signature en original au verso de chacun des exemplaires.. Un seul exemplaire sera transmis au MB en vue de scannage. A quoi sert donc le second exemplaire avec la signature en original au verso ?

03.05.2004, AB (suite 2): Pour égayer une journée dont la météo annonce qu'elle ne sera pas ensoleillée, voici la suite de mes démarches. Le dossier a été représenté au Greffe de Verviers par Julie Henkinbrant (AGES), avec comme seule modification l'inscription manuscrite du n° d'entreprise en-tête des rapports. Allez, on pouvait leur faire ce petit plaisir... Et il est revenu illico ! Aucune des remarques précédentes n'a été réitirée... ou retirée, mais de nouvelles ont été formulées ! 1. Porter sur le volet B du Formulaire I la mention "Déposé en même temps : PV assemblée générale + PV conseil d'administration". 2. Ce même volet B du Formulaire I doit être déposé en deux > exemplaires originaux (cela avait déjà été réclamé la première) et , en plus, signés deux fois en original au verso du Volet B, avec mention manuscrite originale des noms et prénoms du signataire. Ces deux exigences émaneraient du Moniteur belge. Lequel dément avoir donné des instructions dans ce sens... Suite au prochain numéro.... J'en informe également Jean-François Istasse, évidement ! Notre commentaire: Cher André, nous ne comprenons pas: réitérées ou retirées? La signature au verso s'explique comme suit: ce qui paraît au Moniteur, désormais n'est plus du texte (.txt ou .doc) mais de l'Image (.pdf) = perte de communication et de transparence, pour nous, du pdf c'est moins bon que du rtf. Si la signature était donnée au recto, tout le monde pourrait facilement copier et reproduire la signature des signataires; c'est la raison pour laquelle la signature doit être faite au verso, de façon qu'elle ne soit pas publiée. Le Moniteur n'a rien à y voir.

21.04.2004, AB (suite 1): Pour info... la suite des événements. J'avais informé JF Istasse du refus de FORTIS de me remettre un chèque certifié. Et vendredi dernier, je lui ai transmis également une copie du récit de ma rencontre surréaliste avec la Greffière. Je viens de recevoir un coup de fil du secrétaire parlementaire de JF Istasse. Qui signale que JF Istasse prend cette affaire en mains et va interpeller Laurette Onkelinx sur l'attitude des banques en matière de chèque certifié. JF Istasse se demande à quoi sert de prendre de nouvelles dispositions légales, si sur le terrain, ces dispositions ne sont pas suivies... Réflexion personnelle : les promoteurs de la loi auraient pu s'inquiéter au préalable du caractère démodé et difficilement praticable de leur exigence quant au chèque bancaire... plutôt que de s'en prendre a posteriori aux banques. Je me suis empressé de suggérer au secrétaire que ce blocage n'existe pas uniquement du côté des banques: du côté des Greffes, c'est loin d'être tout rose . Y a pas que les grands méchants financiers qui mettent des bâtons dans les roues des braves législateurs soucieux du bien-être des associations ! J'ai donc informé ce secrétaire de ma démarche infructueuse de vendredi dernier. JF Istasse ne l'avait pas encore mis au courant. Je lui ai mailé une nouvelle copie de mon message narrant les délires de la Greffière. Note que ce secrétaire est tellement au courant qu'il ignorait ce qu'est le "formulaire 1". Il pensait également que c'était depuis toujours que les asbl transmettaient leur documents au Greffe du TC ! "Comment faisiez-vous avant ?"m a-t-il demandé ?!!! en s'excusant d'avoir été seulement récemment plongé dans cette marmite... Il ignorait qu'antérieurement, les statuts et leurs modifications étaient transmis directement au Moniteur, avec paiement a posteriori ! Passons... Il se demandait également si les Greffes avaient été correctement informés... Nous, nous nous sommes informés. Et y avons consacré un temps fou. Lectures. Formations. Discussions en CA, en AG. Rencontres avec juriste... Et il aurait peut-être fallu en plus que nous réalisions l'écolage des Greffiers/greffières ? L'information des Greffes, c'est pas vraiment notre problème ! Le secrétaire de JF Istasse envisageait dès lors d'élargir le champ de la question parlementaire et d'y inclure aussi une question relative aux exigences du Greffe. Je lui ai signalé que d'autres Greffes ont aussi des exigences tout aussi farfelues, et que plusieurs associations confrontées à ces multiples doléances envisagent de réagir collectivement. Mais une dernière question : les greffes n'y mettraient-ils pas un peu de mauvaise volonté, dans la mesure où tout cela représente pour eux un surcroît de travail, vraisemblablement sans moyens supplémentaires mis à leur disposition... Mais je leur fais sans doute un procès d'intention...

16.04.2004, AB: Ce vendredi, je me suis présenté au Greffe du Tribunal de Commerce de Verviers pour y déposer les documents réclamés par la nouvelle loi sur les ASBL. Je ne puis résister au plaisir (?) de vous faire part de mon expérience. Je pensais m'être documenté au maximum, avoir pris mes informations aux meilleures sources... Et bien, à part les chèques et la copie du registre des membres, j’ai eu tout faux.
Première remarque entendue: « Les modifications de statuts insérées au volet B (Formulaire 1) en vue de publication au MB ne peuvent pas se présenter sous la forme de la version coordonnée des statuts telle qu’elle a été approuvée par l’Assemblée générale. La version coordonnée des statuts est seulement déposée au Greffe. La publication au MB doit se faire sous la forme d’une liste des articles modifiés et des modifications y apportées : «dans l’article …alinéa …, remplacer …. par ….», «supprimer l’article …» «dans l’article …., ajouter ….». Mon commentaire: Dans la mesure où notre association a été fondée en 1979, ses statuts ne sont pas consultables sur le site Internet du MB. Où est alors la transparence si aujourd’hui nous publions une liste insipide précisant « dans l’article 24, alinéa 2, remplacer trimestre par semestre». Publier au MB la coordination approuvée par l’Assemblée générale nous semble bien plus utile à la transparence ! De plus, c'est cette coordination des statuts qui a été soumise à l’approbation de l’Assemblée générale, et c’est bien cette décision que l’Assemblée générale a prise : abroger les statuts existants et les remplacer par la refonte de ceux-ci ! Et c’est cette décision que nous entendions publier, pas un texte obscur et tronqué qui n’apprendrait rien à ceux qui le consulteraient! Commentaire de L'Associatif Financier: nous ne voyons pas ce qui habilite un greffier de tribunal de commerce à exprimer un avis sur la qualité des statuts ou des publicatiuons d'une asbl. Cela ne tient pas debout. Comme vous l'avez fait, nous recommandons d'adopter l'ensemble des statuts coordonnés nouveaux comme une unique modification de statuts; dès lors, la première remarque ne tient pas.
Deuxième remarque entendue: «Le volet B du formulaire 1 doit être déposé en deux exemplaires.» Mon commentaire: je n'avais encore lu nulle part cette obligation... Commentaire de L'Associatif Financier: en effet, il paraît que c'est parce que c'est dispatché (sic) entre différentes administrations; c'est aussi pour cela qu'il y a 3 "volets", c'est parce que cela part à 3 endroits différents.
Troisième remarque entendue : «Sur les documents émanant de l’association, les mentions obligatoires doivent se trouver dans la partie supérieure du document, pas dans la partie inférieure.» Mon commentaire: la loi dit «Tous les actes … mentionnent…». Empêcherait-elle aussi de créer son propre modèle de papier à lettre? Commentaire de L'Associatif Financier: délirant!
Quatrième remarque entendue: «Sur les documents émanant de l’association, la mention ASBL doit y figurer en toutes lettres.» Mon commentaire: cela me semble en totale contradiction avec l’article 11 de la loi. Commentaire de L'Associatif Financier: vous avez raison.
Cinquième remarque entendue: «Les PV d’Assemblée générale et de Conseil d'administration déposés au Greffe ne peuvent pas être des extraits, mais doivent être la version intégrale des PV d’Assemblée générale et de Conseil d'administration. Les PV d’Assemblée générale doivent être signés par tous les membres présents.» Mon commentaire: - Au cours de sa séance consacrée aux modifications de statuts, une AG peut prendre d'autres décisions qu'elle ne souhaite pas mettre sous les yeux de personnes qui n'y ont aucun intérêt, alors, pourquoi obliger à déposer au Greffe l'intégralité des PV ? Faut-il alors se compliquer la vie en réunissant DEUX AG : une première qui modifierait les statuts, une autre pour les autres décisions ? - à quoi sert-il de préciser dans les statuts que les PV sont signés par le président et un administrateur s'il faut que TOUS les membres présents signent les PV ? à quoi sert la désignation d’un «organe» de gestion et de représentation s'il ne peut signer les PV pour en garantir l'authenticité? - rions un peu …Plusieurs solutions pour réunir ces signatures de tous les membres présents: - attendre patiemment la tenue de l’Assemblée générale suivante … Si celle-ci se réunit une fois par an, croisons les doigts en espérant qu’il n’y ait aucun décès ou abandon ! - une fois le PV rédigé, convoquer une nouvelle Assemblée générale pour faire signer le rapport de la première par tous les membres (en espérant que ceux qui étaient présents la première fois, le soient également la seconde fois) - envoyer le PV par la poste à chacun des membres présents, en leur demandant de signer et de le retourner à l’expéditeur, ou de le faire suivre à un autre membre (cela peut prendre du temps et gare aux distraits !) - rédiger le PV avant l’Assemblée générale et le faire signer par les membres présents en fin de séance - prendre son bâton de pèlerin et se déplacer chez chacun des membres. Dans une association qui réunit des membres d’une même localité, passe encore, mais si des membres habitent Namur, Liège, Tubize, Bruxelles (ce qui est le cas pour une autre associations dont je devais également déposer les formulaires), on est parti pour une longue randonnée! Les voyages forment la jeunesse, c’est bien connu, mais cela use les vieux! Commentaire de L'Associatif Financier: Délirant, encore. Peut-être revenir un autre jour et vous adresser à un autre préposé mieux luné?

15.04.2004, AB: Bonjour ! Le dépôt du formulaire 1 au Greffe du tribunal de commerce doit être accompagné d'une chèque certifié (ou d'une assignation postale) de 98,34 EUR. Et bien, je viens de me faire éconduire par un employé de l'agence FORTIS où notre association a son compte bancaire : FORTIS ne délivrerait des chèques fortifiés, pardon, certifiés, que d'un montant minimum de 2.500 EUR. Pardon... Qui a dit que la nouvelle loi sur les asbl a pour but de nous simplifier la vie ?

15.01.2004, FL: Pourriez-vous me dire, si à votre connaissance, il existe déjà des logiciels qui prennent en charge la comptabilité d'une petite asbl suivant les dernières modifications ? Si oui, pourriez-vous me renseigner où m'adresser pour l'acquérir ? Grand merci d'avance
Réponse: Non, nous n'en connaissons aucun conforme à la nouvelle loi. Ceux qui se présentent comme tels le font fallacieusement. Vraisemblablement, aucun logiciel ne sera jamais conforme à la nouvelle loi parce que, en regard des principes comptables, celle-ci est inepte. A notre sens, la question qui se pose à chaque petite asbl est: dans quelle mesure dois-je me conformer à la nouvelle loi? Nous pouvons vous proposer une petite réunion de diagnostic de votre adaptation à la nouvelle loi, sous l'aspect juridique et sous l'aspect comptable, pour vous aider à voir comment vous pouvez adopter le meilleur comportement, dans les deux domaines.

15.01.2004, GM: ... Ceci dit, je confirme la complexité du système. Je me suis déplacée 4 fois pour pour faire acter une modification de statuts d'une ligne! Comme j'ai commencé en décembre et terminé en janvier, je suis allée 2 fois à la banque (les montants avaient été indexés). Je vous signale aussi que l'obligation d'indiquer le NN gène beaucoup de personnes. Bien à vous et bravo pour votre site.

21.12.2003, Sénateur Jean-François Istasse: Lors d'une de mes conférences j'ai appris, avec beaucoup de satisfaction, qu'il y avait au moins un greffe où tout fonctionne bien pour les ASBL: celui de Tournai. Bravo !

06.10.2003, CD: ... j'ai enfin pu faire accepter les statuts par le registre de commerce de Nivelles. Une première erreur était le montant du chèque à payer: le montant que vous m'aviez signalé ne comprenait pas la TVA. Ensuite, j'ai du demander des annexes pour réécrire les statuts complets sur eux sans quoi cela ne convenait pas. Ensuite, ils m'ont demandé des compléments non mentionnés: mois du CA, et... Bref, j'ai du retourner 4 fois! Depuis la semaine passée, je n'ai plus de nouvelles...

19.08.2003: après 6 semaines, une note de travail permet de faire un premier point sur beaucoup d'aspects surprenants de la nouvelle législation (PDF)

04.07.2003: Du Sénateur Istasse à L'Associatif Financier:
Je m'informe au cabinet. Je ne me souviens plus en effet que l'on ait voulu exiger le n° du registre national. Je me souviens d'ailleurs que les dates de naissance devaient aider à le retrouver... mais pas plus. Je te contacte dès que j'ai la réponse.

04.07.2003: De L'Associatif Financier au Sénateur Istasse
:
Deux surprises désagréables dans la mise en pratique de la nouvelle loi, au niveau du Tribunal de Commerce:
1. Les formulaires de demande d'immatriculation et/ou de publication dans les annexes du Moniteur belge demandent, pour chaque administrateur: "Numéro du registre national pour les personnes physiques, numéro du registre bis pour les non-résidents" Je ne me souviens pas que la loi demande ces mentions. Je ne pense pas que date et lieu de naissance (ce que demande la loi) soit identique à numéro de registre national? D'autre part: qu'est-ce que le "registre bis pour les non-résidents"? Nous sommes en train d'aider des coopérants belges au Vietnam à crée une asbl; cela se fait par internet; que doivent-ils faire par rapport à ce "registre bis" dont nous ignorons l'existence?
2. Encore plus grande surprise: pour le dépôt de la liste des membres, là aussi, au Tribunal de Nivelles, on nous a demandé les numéros de registre national des membres, et on ne voulait pas de leurs adresses. Cela ne me paraît pas conforme à la loi ???

27.06.2003: De L'Associatif Financier au Sénateur Istasse:
Dernières nouvelles asbl: Le Greffe des ASBL au Palais de Bruxelles n'est plus accessible; ils sont en train de mettre leurs 30.000 dossiers d'asbl en caisses et ils ne peuvent pas dire où ils vont aller exactement.
Jusqu'à hier, le Moniteur acceptait encore de prendre des statuts d'asbl à publier, à condition de payer cash sur place. Depuis ce matin, c'est fini, ils refusent. D'après eux, la publication des actes par extrait coûtera désormais 150 Euro (un peu moins qu'avant, on payait généralement environ 200 Euro), et celle des modifications 100 Euro (au lieu de 60 Euro généralement, jusqu'ici).


L'ASSOCIATIF FINANCIER, AGENCE CONSEIL EN ÉCONOMIE SOCIALE
AVENUE VOLTAIRE 135 - 1030 BRUXELLES - TÉL : 02/242.64.30 - FAX : 02/808.30.33
RUE V. FRANCOISSE 119/1-1 - 6001 CHARLEROI - TÉL : 071/36.79.87
INTERNET : www.associatiffinancier.be // E-MAIL : info@associatiffinancier.be
> Créer
> Formalités et adaptation à la nouvelle loi sur les asbl
Formulaires 1 et 2 à utiliser pour les publications
Tarif des frais de publication
L'Associatif financier, association sans but lucratif
HOME
QUI NOUS SOMMES
CE QUE NOUS FAISONS
POUR QUI ?
LIENS